施工單位函件書寫技巧:函件風險、分類與經(jīng)驗分享-工保網(wǎng)

一、函件不當引發(fā)的風險

1、承包商因未書面告知業(yè)主設計存在缺陷而承擔質量責任事故損失賠償。

在某承包商與業(yè)主的施工合同中約定被其他單位破壞的聯(lián)系函 ，承包商有義務對業(yè)主提供的設計圖紙進行審查，如設計圖紙存在錯誤而承包商未向業(yè)主書面指出的，從而造成的損失由承包商承擔。

施工合同簽訂后，承包商依約對圖紙審核，發(fā)現(xiàn)設計圖紙中上水管道的鏈接方式存在問題，設計的鏈接方式不符合設計規(guī)范要求，存在質量隱患，承包商遂向業(yè)主和監(jiān)理口頭表示對設計的異議和擔憂，但是業(yè)主考慮到工期緊張，對承包商提出的問題未予理會。

工程竣工交付后，果然因該設計隱患造成建筑物在質保期內發(fā)生漏水事故，業(yè)主依據(jù)施工合同向承包商提出索賠。承包商因未能提供證據(jù)證明其已經(jīng)向業(yè)主提出設計缺陷而被迫承擔了賠償責任。

2、承包商在催款函件中沒有提及工期延長導致項目工期延長責任風險。

根據(jù)《合同法》、《民法》等法律規(guī)定，業(yè)主未能按照合同約定時間或要求向承包商交付場地、資金、材料、設備、技術資料等，承包商有權工期延長。但是在司法實踐中，單純的欠付工程進度款未必必然導致工期延長，而是既存在業(yè)主欠付工程款的事實，又存在承包商因業(yè)主欠款告知業(yè)主工期延長的行為，兩者結合才能工期延長。

在某承包商施工的項目中，業(yè)主采用故意降低已完產(chǎn)值審核金額的方式減少進度款支出，盡管承包商在很多函件、會議中以各種方式向業(yè)主主張產(chǎn)值確認不足的問題，但是近四年的工期，承包商從未在函件中將產(chǎn)值確認不足與工期延長聯(lián)系起來，從而導致工期延長的責任風險。

3、在函件擬定中喪失原則立場給承包商造成非常不良的后果

施工中因業(yè)主資金不足，無法按照施工合同約定的付款比例向承包商支付進度款，業(yè)主在面對承包商的請款函件時，要求承包商更改函件內容，把原來承包商按照實際進度請款的函件內容改為按照業(yè)主能夠支付的進度款金額反推承包商的請款內容。

承包商一些負責人為了維系與業(yè)主的關系，便按照業(yè)主的要求照單全收，造成的結果是承包商墊付的工程款越來越多，引發(fā)整個公司的資金緊張，無法向業(yè)主要錢便克扣勞務費用、分包商費用，進而引發(fā)大規(guī)模項目農(nóng)民工鬧事、停工，不僅給公司造成災難性后果而且到最終業(yè)主還要追究承包商的工期責任。

4、因資料丟失導致權利無法維護

施工項目無論最終結算還是訴訟結算，其請求金額完全依靠證據(jù)資料，但是丟失資料的情況在施工企業(yè)中非常普遍，尤其是經(jīng)濟效益差、結算時間長的公司或項目，丟失資料更是家常便飯，資料齊全倒是新鮮事。有的是個別資料找不到，有的是成盒的資料找不到，有的是所有資料全找不到；有的是被自己搞丟了，有的是交給業(yè)主后被業(yè)主、審計搞丟了。

二、擬發(fā)函件的簡單分類

函件與協(xié)議的區(qū)別

向對方表述某個事實或表達某個觀點的，都可以稱之為函件。如工作聯(lián)系函、通知、回函、簽證單、索賠函等等。函件的特點是單方面的意見，協(xié)議或者合同是多方當事人就某些問題達成一致。函件可以構成協(xié)議，如被其他單位破壞的聯(lián)系函 我方向對方提出某個建議或申請，對方回函表示同意；如果被其他單位破壞的聯(lián)系函 我方向對方提出某個建議或申請，對方回函給予新的金額，則被其他單位破壞的聯(lián)系函 我方享有選擇權，即選擇同意對方的意見或不同意對方意見。

經(jīng)常書寫函件分類

我們經(jīng)常書寫的函件主要有兩種作用：

1

一是信息傳遞作用，相對方閱讀我們函件能夠對我們的行為表示理解，對我們的主張表示認可，即函件的作用在于說服對方。

2

二是起到證據(jù)作用，因為建設工程施工合同會約定有大量的逾期失權條款和告知、提醒義務的條款，如索賠的逾期失權、甲供材交付的告知義務、設計缺陷的告知義務、業(yè)主指令無法執(zhí)行的告知義務等等，這些函件的發(fā)送目的并非要說服對方，而是證明承包商已經(jīng)履行了合同中的某些義務或手續(xù)要求，以保留將來和業(yè)主進一步討論是非的權利

三、函件書寫的經(jīng)驗分享

函件起草者在書寫函件之前首先要搞清楚函件目的是什么，是起到證據(jù)作用還是信息傳遞作用？證據(jù)作用與信息傳遞兩者之間最本質的區(qū)別是證據(jù)作用的函件是暫時不解決矛盾、不引起沖突，即矛盾后移；而信息傳遞作用的函件不是矛盾后移而是在當下就要有誰是誰非的結論。對于不同函件如何書寫呢？

1、起到證據(jù)作用的函件。

函件中應寫明發(fā)函人主張過的內容，其他方面則是點到即可。

例如，施工合同約定因業(yè)主原因發(fā)生停窩工的，承包商應當在14天內向業(yè)主提出工期索賠和費用索賠，逾期未提出的視為事件對工期和價款沒有影響。

當真的發(fā)生停窩工事件時，承包方會很糾結，如果不發(fā)索賠函，按照合同便失去了索賠權利，失去索賠權的結果并非單純失去索賠權，還包括如果不能在合同約定工期內完成施工需要向業(yè)主承擔工期違約責任。如果發(fā)函了，則有可能惡化項目經(jīng)理與業(yè)主代表的關系，特別是有的項目工期非常緊張，如果業(yè)主收到承包方工期延長的報告則有可能非常惱火。

那么這種函件在書寫時，應當點到即可。

1

首先，函件的題目應避免“索賠”等刺激對方的字詞，而是改為“請示”、“請求”、“匯報”等相對謙恭的字眼；

2

其次，函中僅寫明因為某事對工期造成什么影響且增加成本等等即可，而不是強調因為某事項目合同工期必須延長多少天、業(yè)主必須賠償多少錢等。

3

最后，有時候為了降低業(yè)主惡感，上述類似的工期延長、損失賠償?shù)暮紱]有必要單獨成為一個函件，完全可以和其他內容合并成一個函件，在闡述其他內容的函件中順便提及索賠事宜。

2、信息傳遞作用的函件。

信息傳遞分為一般信息傳遞和重大信息傳遞。一般信息傳遞，主要是一些正常的工作交流。重要信息傳遞，其實是通過說理讓對方接受己方觀點，之所以他要說服對方是因為雙方爭議很大，之所以要必須說服對方是因為如果對方不接受我方觀點則我方損失會很大。所以，說服對方是一個很大的策劃，而往來函件與商務談判共同構成商業(yè)交易的磋商環(huán)節(jié)。因此，在函件發(fā)出之前首先應進行策劃先做什么后做什么，也就是打組合拳而不是走一步看一步。在策劃過程中一般要考慮以下幾點：

1

我方目標是什么？

2

對方對我方目標的接受度？

3

達到目標的理論依據(jù)是什么？

4

如果對方不接受目標我方的后續(xù)手段是什么？

5

如果我們實施了后續(xù)手段對方的反制措施是什么？

6

我們如何來化解對方的反制措施？

用一個簡單案例做具體說明。例如某項目合同價格低，由于施工過程中材料價格上漲、工期延長等，導致虧損五千萬元，承包商希望業(yè)主承擔五千萬元損失。如此高金額的索賠業(yè)主一般都不會同意，所以承包商只是單純地向業(yè)主闡述請求業(yè)主合同外支付五千萬元是沒有作用的。所以必須先進行策劃后具體開展。具體為：

1

我們的目標是業(yè)主合同外增加結算五千萬元。雖然目標是五千萬元，但是不可能向業(yè)主說因為承包商報價低所以業(yè)主補償五千萬元。而是依據(jù)合同、依據(jù)事實歸納出一個“體面”的理由請求業(yè)主支付五千萬元。如停窩工補償、改變合同約定的調差條款增加承包商價款、以簽證或認價的方式增加價款五千萬元。當然，從將來“談價還價”的角度考慮，訴求金額必須高于五千萬元。

2

當承包商提出主張后，業(yè)主項目公司肯定不認同承包商索賠。因為項目公司根本沒有權利確認如此高的索賠金額，而且一旦認同了承包商索賠，就意味著業(yè)主需要增加投資，業(yè)主項目公司管理人員可能要承擔管理責任，再加上承包商的大部分訴求本身也缺乏合同依據(jù)和事實依據(jù)，造成承包商的上述索賠訴求很難得到業(yè)主的認可。

3

找到承包商訴求的理論依據(jù)。承包商只有找到支撐訴求的依據(jù)才能占領談判的道德制高點。例如，因業(yè)主原因工期延長造成降效、因業(yè)主原因工期延后價格上漲、實際施工與工程量清單項目特征不符應當重新批價等等。

4

如果業(yè)主不接受承包商的索賠要求，承包商還有什么后續(xù)手段？業(yè)主不接受承包商的索賠訴求無外乎兩點原因，要么承包商的索賠理由不充分，要么承包商缺少對業(yè)主的制約手段，孫律師認為后者居于更重要的地位。因此索賠策劃必須考慮后續(xù)手段。承包商能夠考慮的后續(xù)措施主要是停工、解約。如果停工要考慮全面停工或局部停工，停自施部分還是停非自施部分；如果解約要考慮未施工部分的盈虧。但是不管停工還是解約，承包商均應當符合合同約定和法律規(guī)定，禁止違法停工、違法解約。

5

當承包商向業(yè)主提出停工解約，業(yè)主的反制措施一般包括五點：一是停止支付工程款；二是向承包商發(fā)律師函；三是向承包商上級單位投訴；四是運作地方政府以維穩(wěn)的名義對承包商施壓；五是威脅沒收銀行保函。承包商需要提前對業(yè)主的反制措施進行預判，并做好準備工作。

6

如何避免我們的違約責任，主要是工期責任；提前與領導進行溝通匯報，促使領導理解項目做法。

只有策劃工作做得好，函件才能寫得好。沒有策劃的函件就如同無頭蒼蠅，是不可能得到預定效果的。

說明情況被其他單位破壞的聯(lián)系函 ，附上照片就行被其他單位破壞的聯(lián)系函 了

就寫近期發(fā)現(xiàn)有人惡意破壞電梯面板被其他單位破壞的聯(lián)系函 ，我們將依照法律追究行為人被其他單位破壞的聯(lián)系函 的惡意破壞行為被其他單位破壞的聯(lián)系函 ，請行為人看到告知后主動跟我們聯(lián)系，通過協(xié)商解決問題

聯(lián)系函被其他單位破壞的聯(lián)系函 的格式及范文分別是被其他單位破壞的聯(lián)系函 ：

1、聯(lián)系函的格式：

_總經(jīng)理。

您好。

一、總體概況現(xiàn)有項目公司狀況（1-2句話）。

二、現(xiàn)在發(fā)函陳述所存在的問題。（1句話）。

三、相關問題經(jīng)過自身部門與其他方式方法處理的過程。（1-2句話）。

四、經(jīng)過處理后被其他單位破壞的聯(lián)系函 ，仍未能解決相關事宜被其他單位破壞的聯(lián)系函 ，需要收文部門協(xié)助處理（1-2句話）禮貌地標明處理限制時間（其他信息等）望李總對相關工作給予支持，加快該項流程。

項目名及部門名稱。

年月日。

2、聯(lián)系函的范文：

致通用聯(lián)系函。

關于通用時代國際社區(qū)交房前有關事項的聯(lián)系函。

通用地產(chǎn)長沙有限公司：

我們是長沙通用時代國際社區(qū)的業(yè)主，根據(jù)合同和被其他單位破壞的聯(lián)系函 你方發(fā)出的入伙通知書，從本月x日開始1-5棟業(yè)主將陸續(xù)收房。在收房前，我們想就下述幾個方面向開發(fā)商咨詢和求證。

一、交房日是否已具備的交房條件？到目前為止，入伙通知書里沒有提及，也沒有顧問主動向業(yè)主們說明此事，我們希望開發(fā)商予以公示，具體涉及的內容有。

1、室內六通（水、電、氣、有線、寬帶、電話）情況，要求出示衛(wèi)生防疫部門核發(fā)的生活供水系統(tǒng)《用水合格證》、燃氣主管部門出具的《燃氣工程驗收證書》。

2、室外三通（路通、燈通、線通）情況。

3、五證一表一圖到位情況。

日常溝通協(xié)作關系的函格式是：

XXX機場服務公司。

感謝貴單位一直以來對XXX公司（以下簡稱“我公司”）的大力支持。

近年來，隨著我公司快速發(fā)展，貴單位與我公司在XX領域的合作不斷加深，合作共贏關系漸趨穩(wěn)固。為鞏固成果，進一步擴展在XX領域的更深層次合作，為公司就進一步加強日常溝通協(xié)作提出如下建議：

一、建立常態(tài)化溝通協(xié)作機制。

二、加強XX領域業(yè)務人員的交流與培訓。

三、加強信息傳遞與共享。

以上各項，如蒙同意，建議召開一次溝通協(xié)調會就有關內容進一步磋商和明確，以利今后工作開展。

特此函達，務希研究見復。

XXX公司。

2020年X月X日。

公司聯(lián)絡函范文格式篇一：

____總經(jīng)理：

您好。

一、總體概況現(xiàn)有項目公司狀況（1-2句話）。

二、現(xiàn)在發(fā)函陳述所存在的問題。（1句話）。

三、相關問題經(jīng)過自身部門與其他方式方法處理的過程。（1-2句話）。

四、經(jīng)過處理后被其他單位破壞的聯(lián)系函 ，仍未能解決相關事宜，需要收文部門協(xié)助處理（1-2句話）禮貌地標明處理限制時間（其他信息等）望李總對相關工作給予支持，加快該項___流程。

項目名及部門名稱。

年月日。

公司聯(lián)絡函范文格式篇二：

尊敬的供應商伙伴：

因被其他單位破壞的聯(lián)系函 我司今年供應商伙伴增多，需要貴司在送貨時做好如下調整：（1)送貨要求：供應商每次交送貨單（三聯(lián)）并在送貨上面注明我司訂單號碼，商品代碼，型號，名稱，單位，數(shù)量，附帶我司采購訂單被其他單位破壞的聯(lián)系函 ！

注：由于我方采購價格保密，請貴司送貨單，對應我司采購訂單的名稱、型號、編碼、數(shù)量即可，不需要含任何價格。

(2)包裝要求：供方提供由我方確認的產(chǎn)品包裝。

(3)拒退要求：供方貨物到我司（睿恒）倉庫后，按有關驗收標準收，對不合格的商品必須無條件的退回并承擔損失。

(4)供方需在24小時內確認回傳，否則視默認誠望支持為謝被其他單位破壞的聯(lián)系函 ！

致禮！祝商祺！

xx有限公司。

采購部：xx

__年＿月＿日。